Solução integrada para controle de projetos e análise de produtividade
Compreensão da estrutura atual e identificação de oportunidades de melhoria
Após análise detalhada das três planilhas (Visao 2023.xlsx, Visao 2024.xlsx e Visao 2025.xlsx), identificamos os seguintes elementos principais e características do sistema atual de controle de demandas.
Na planilha de 2025, encontramos a tabela de-para do status com os seguintes mapeamentos:
| Código | Descrição | Grupo |
|---|---|---|
| 1 | Aguardando Fila Cliente | 1 |
| 1.5 | Aguardando Fila Cliente Interno | 1 |
| 2 | Crítico | 1 |
| 3 | Andando Analytics Fraude | 1 |
| 3.5 | Andando Analytics Fraude Interno | 1 |
| 4 | Aguardando enriquecimento Insights/outra área | 1 |
| 5 | Backlog | 1 |
| 6 | Pendência Cliente/PreVendas | 1 |
| 7 | Cancelado | 2 |
| 8 | Sem ação | 2 |
| 9 | Backlog morto | 2 |
| 10 | Em implantação | 2 |
| 11 | Acompanhar consumo | 2 |
| 12 | Responsabilidade de outra área, mas é bom saber o que acontece | 2 |
| 13 | Pausado | 2 |
As planilhas contêm os seguintes campos principais:
Algumas células contêm múltiplas demandas separadas por ponto e vírgula. A cada nova base recebida, é criada uma nova demanda que é adicionada ao campo demanda, separada por ponto e vírgula.
Um mesmo cliente pode ter múltiplos projetos em linhas diferentes. Se há repetição de cliente em mais de uma linha, significa que é um projeto diferente para o mesmo cliente.
O campo descrição contém informações detalhadas sobre o andamento do projeto, incluindo pontos que ocorrem no meio do projeto.
Os projetos passam por várias etapas, desde a sinalização até a entrega final ao cliente, com datas específicas registradas para cada etapa.
Há múltiplas interações com clientes, incluindo recebimento de bases de dados. No período entre o recebimento da primeira base podem existir vários outros recebimentos.
Há pequenas diferenças de layout e nomenclatura entre as planilhas dos diferentes anos, o que dificulta a análise consolidada.
O processo atual é manual, o que pode levar a inconsistências e dificultar análises. A atualização e manutenção das informações dependem de intervenção humana constante.
O uso de ponto e vírgula para separar demandas dificulta a análise e o acompanhamento individual de cada demanda, especialmente quando há várias demandas relacionadas ao mesmo projeto.
Não há uma forma clara de dar visibilidade aos vendedores sobre o status das demandas, exigindo consultas constantes à equipe de analytics.
Não existe um sistema formal para estimar prazos com base em dados históricos, o que dificulta o planejamento e a gestão de expectativas.
Migração para um banco de dados relacional que permita relacionamentos claros entre clientes, projetos, demandas e responsáveis.
Implementação de automações para atualização de status, notificações e geração de relatórios, reduzindo o trabalho manual.
Criação de registros individuais para cada demanda, permitindo acompanhamento detalhado e análises mais precisas.
Desenvolvimento de interfaces específicas para diferentes stakeholders (vendedores, gestores, equipe técnica) com informações relevantes para cada perfil.
Utilização de dados históricos para desenvolver modelos de estimativa de prazos e identificação de fatores que influenciam o tempo de execução.
A análise das planilhas de controle de demandas revelou um sistema funcional, mas com oportunidades significativas de melhoria em termos de estruturação, automação e análise de dados. A migração para um sistema integrado permitirá maior eficiência operacional, melhor visibilidade para todos os stakeholders e tomada de decisão baseada em dados.
Com base nesta análise, desenvolvemos propostas detalhadas para um Sistema de Gerenciamento de Demandas, Dashboard de Produtividade, Sistema de Visibilidade para Vendedores e Modelo de Estimativa de Prazos, que juntos formarão uma solução completa para os desafios identificados.